Task Distribution

This article is currently available in Malay language.

Baru-baru ini saya sempat bersembang seketika bersama seorang kawan saya yang mengalami tekanan akibat terpaksa membuat banyak tugasan berseorangan. Selain daripada terpaksa ponteng kelas, beliau juga banyak menghabiskan masa melaksanakan pelbagai tugasan sehingga mengabaikan tugasan kelas yang diberi profesornya.

Sebahagian besar daripada kita pernah ketemu dengan pengalaman seumpama ini. Masalah ini sering melanda seseorang yang diberikan tugas besar untuk melaksanakan sesuatu dan sepatutnya mengagihkan sebahagian sub-tugas yang diberi kepada orang lain. Sebagai pemimpin, kita perlu cekap dalam pengagihan tugas. Dalam artikel kali ini saya akan berkongsi sedikit perkara yang perlu kita tahu dalam membahagi dan mengagihkan tugas.

#1: Kepelbagaian dalam pergaulan

Dalam mengagihkan tugas, sering kali kita memerlukan pertolongan pelbagai pihak lain. Walaupun kita sudah mengenal pasti beberapa sahabat yang dapat kita minta tolong tatkala kita memerlukan, namun tidak semuanya akan ‘available’ apabila kita perlu mengagihkan tugas atas beberapa sebab, antaranya ialah terpaksa memperuntukkan masa untuk komitmen lain seperti peperiksaan dan sebagainya. Oleh itu, amat perlu untuk kita mempersiapkan diri kita dengan mempelbagaikan jaringan kawan kita. Dengan diversiti yang ada dalam jaringan persahabatan kita, kita akan mendapat ‘akses’ ke lebih ramai orang apabila kita memerlukan pertolongan mereka. Jadi, apabila kita ingin meminta tolong mereka tidaklah berasa segan pula. Selain dari itu juga, kepelbagaian dalam pergaulan amat penting kerana ia merupakan salah satu daripada ciri yang ingin dilihat ada pada pemimpin.

#2: Mengenal pasti kebolehan orang sekeliling

Dalam proses mengenal orang di sekeliling kita, kita perlu untuk bergaul dengan mereka. di situ lah pentingnya #1 tadi. Jika kita sudah maklum apakah kepakaran anak buah kita, wajarlah bagi kita untuk terus mengasah kebolehan mereka menerusi pembahagian tugas mengikut kebolehan mereka. Sebenarnya dalam kebanyakan situasi kebolehan itu bukanlah kriteria penting, sebaliknya kemahuan mereka menjalankan tugas mengikut jenis. Contohnya Akmal mungkin suka tugasan menaip walaupun beliau tidak menaip sedangkan Ehsan suka mereka bentuk poster walaupun beliau sudah pandai menaip. Dalam kes ini, wajar untuk kita mengagihkan tugasan menaip kepada Akmal dan mereka bentuk poster kepada Ehsan kerana kemahuan masing-masing. Kecekapan mereka akan terbina apabila mereka melakukan kerja tersebut nanti.

#3: Sentiasa bersedia dengan Rancangan B dan C

Dalam memimpin sesebuah kumpulan, berkemungkinan besar perjalanan kerja tidak menjadi seperti yang kita harapkan. Komputer rosak, kertas kerja ditolak saat saat genting dan lain-lain masalah lagi boleh membuatkan otak kita berserabut. Oleh itu, kita perlu sentiasa bertenang dalam memantau tugasan yang diberi dan sentiasa bersedia dengan rancangan lain sekiranya apa yang kita hajatkan tidak menjadi. Saya ingin berkongsi sedikit pengalaman saya semasa mengendalikan program Malaysian Food Festival di sini tempoh hari. Pada asalnya saya berhasrat untuk menuntut wang sewa kereta (untuk tujuan mengambil makanan di kedai) yang dibayar oleh Wahab, seorang pelajar senior di sini. Namun begitu, saya masih belum terfikir “Rancangan B” untuk perkara itu, Apabila diajukan persoalan ini kepada Wahab, beliau menjawab “Kalau boleh claim takpe, kalau tak boleh nanti aku akan cajkan kepada pembeli pembeli ayam nanti [Rujuk Nota #1]”. Maka di sini dapatlah kita lihat bahawa pentingnya untuk bersedia dengan rancangan alternatif sekiranya apa yang kita rancangkan itu tidak menjadi. Oh ya, saya ada sebut Rancangan C disebabkan kadang kala Rancangan B pun tidak menjadi. Oleh itu untuk sesetengah tugasan, wajar untuk kita memiliki rancangan C.

#4: Pemimpin yang terpimpin

Bukan sahaja kita perlu mengenal pasti ‘siapa yang mahir melakukan apa’ dalam mengagihkan tugas, kita juga perlu tahu apakah yang sudah/sedang/akan mereka lakukan. Cara terbaik untuk memahami tugas mereka adalah dengan melakukan tugas itu sendiri. Semasa saya di prep college dahulu, saya dengan sengaja melakukan pelbagai jenis kerja untuk merasai sendiri pengalamannya. Contohnya seperti mereka bentuk poster, menyediakan kertas kerja, keluar membeli barang, menyiapkan tempat, menjadi pengerusi majlis dan beberapa tugasan lain. Perlu diingat tugasan ini ada yang mudah dilihat (dan mungkin dihargai) orang dan ada juga tugasan ‘belakang tabir’ yang tidak banyak orang akan mengetahuinya. Dengan menimba pengalaman melalui kepelbagaian tugas yang pernah kita buat, kita akan menjadi lebih cekap dalam membahagikan tugas kepada ahli jawatan kuasa dan menantau tugas yang diberi. Salah satu langkah praktikal yang saya amalkan dalam organisasi di prep college dahulu ialah melantik pengarah projek yang berbeza bagi setiap aktiviti. Dengan pendekatan inilah presiden berpeluang bergerak ke kelas kelas untuk menampal poster, setiausaha berpeluang merasa tugasan bendahari, dan ahli jawatan kuasa biasa berpeluang menjadi pengarah projek dan bersedia untuk mengarah presiden itu dan ini. Melalui cara ini semua orang dapat belajar ilmu kepemimpinan dengan lebih menyeluruh.

Konklusinya, pemimpin perlulah seseorang yang sentiasa bersedia dipimpin. Dan orang yang sedia dipimpin pula, hendaklah bersedia memimpin. Hari ini mungkin bukan hari anda. Jangan lupa, esok masih ada.

Revisi pertama, 13 April 2011, 1:29 AM